NKF-EKiR: Offizielle Bankrotterklärung Das Neue Kirchliche Finanzwesen läuft in der EKiR auch nach seiner Einführung immer noch nicht rund

Es ist im Grunde genommen eine Bankrotterklärung, die da Anfang des Jahres den rheinischen Synodalen vorgelegt wurde und als Nachricht über den epd-Ticker lief. Die Einführung des Neuen Kirchlichen Finanzwesens (NKF) auf landeskirchlicher Ebene hat laut Abschlussbericht der Kirchenleitung mehr als das Dreifache von dem gekostet, was ursprünglich veranschlagt war (offiziell knapp 20 Mio Euro, es kursieren jedoch auch weit höhere Zahlen), es gibt weiterhin erhebliche Probleme mit der gewählten Software, die ständig verbessert werden muss, weshalb man über einen Systemwechsel in 2019 nachdenkt, und überhaupt bestehe „unverändert Skepsis, ob der finanzielle und personelle Aufwand der Einführung lohnend war.“ Zudem sei der Krankenstand und die Fluktuation in den Verwaltungsämtern durch die Mehrbelastung signifikant gestiegen. Eine Zusammenstellung der Kosten auf Kirchenkreis- und Gemeindeebene wird erst gar nicht ins Auge gefasst. Von der versprochenen Transparenz ist zwar kaum etwas zu erkennen, dafür hat NKF einen Kulturwandel hervorgerufen, „der noch andauert.“

Als man 2006 die Umstellung beschloss, hörten sich die Versprechungen der Befürworter und beteiligten Unternehmen bezüglich der Umstellung auf NKF noch ganz anders an. Argumente für die Einführung lauteten:

  • NKF macht die finanzielle Situation transparenter
  • NKF hilft, wirtschaftlich erfolgreich, d.h. effizient und effektiv zu handeln
  • NKF erleichtert die Personalgewinnung
  • NKF spart Kosten ein

Verfolgt man die Landessynoden- und Superintendentenberichte der vergangenen Jahre, so ist festzustellen, dass nach nunmehr 10 Jahren nicht eine der angekündigten Verbesserungen flächendeckend und zur Zufriedenheit aller erreicht wurde. NKF ist wesentlich kostenintensiver als angenommen und wird die Haushalte von Kirchenkreisen und Kirchengemeinden auch in Zukunft langfristig erheblich belasten. Dies ist nicht nur einem erhöhten Personalaufwand geschuldet, sondern hat teilweise rein buchungstechnische Gründe. 2014 ist es deshalb z.B. in der Kirchengemeinde Alt-Krefeld zu großem Unmut gekommen, da die Abschreibungen auf Kirchengebäude die Hälfte der Kirchsteuereinnahmen blockierten – „Geld, das Jahr für Jahr im Haushalt erwirtschaftet werden soll und nicht der Arbeit mit den Menschen dient.“ Abgesehen davon scheint ein effizientes Arbeiten mit der gewählten Software nicht möglich zu sein, im Gegenteil: Arbeitsprozesse wurden und werden durch mangelhafte Module und Schnittstellen verzögert. Es lohnt sich, an dieser Stelle den Abschlussbericht ausführlicher zu Wort kommen zu lassen – er spricht Bände und ist ein Zeugnis davon, wie unbedarft dieses Mammutprojekt angegangen wurde (Hervorhebungen durch den Verfasser):

3.2 Technische Einführung

Im Rahmen des einheitlichen Datenverarbeitungssystems für die Finanzbuchhaltung sind derzeit drei wesentliche Softwarekomponenten im Einsatz. Dies sind MACH c/s, MACH Web Info sowie die Individualsoftware Web-Vorsystem.

Der Softwareeinführung vorausgegangen war der Test von drei Softwareprodukten in vier Verwaltungsämtern, bei der die Software der Firma MACH mit deutlichem Vorsprung vor den anderen getesteten Produkten überzeugte. MACH Web Info wird für den lesenden Zugriff auf steuerungsrelevante Information genutzt und soll insbesondere Presbyterien in die Lage versetzen, Rechnungswesen-Informationen für die eigene Arbeit zu nutzen.

Das Web-Vorsystem wurde später als Ergänzungsprodukt eingeführt, um Zeichnungsprozesse im Rechnungsworkflow dezentral organisieren zu können. Inzwischen wurde das Web-Vorsystem mit zahlreichen Funktionen angereichert, so dass es als dezentrales Buchungsinstrument für definierte Geschäftsvorfälle dient. Als problematisch erweist sich dabei die Entscheidung, hier auf eine individuell programmierte Software zu setzen, da jede Anpassung und Systemaktualisierung kostenmäßig allein von der EKiR zu tragen ist und Innovationszyklen naturgemäß länger sind als bei Standardsoftware. Die fortlaufende Erweiterung des Web-Vorsystems um Funktionalitäten trieb die Kosten für diese Softwarekomponente in der Entwicklung und im komplexer werdenden Betrieb deutlich in die Höhe.

Kritik wurde auch an der Auswahl der MACH-Software geübt. Diese bezieht sich sowohl auf Defizite in der Benutzerfreundlichkeit als auch auf ungünstige Datenbankabfragen, die eine hohe Rechnerleistung erfordern.

Insgesamt stellte die Systemperformance über weite Strecken des Einführungsprojektes ein signifikantes Hindernis für die reibungsarme Arbeit in den Verwaltungen dar. Im Jahr 2012 und im Jahr 2015 entstanden derart massive Performanceprobleme, dass die Arbeit mit dem MACH System zeitweilig unmöglich war. Die Probleme konnten identifiziert und durch Veränderungen an der Software, an der Serverausstattung und durch organisatorische Maßnahmen behoben werden, so dass das System heute in akzeptabler Geschwindigkeit arbeitet.

Als Problematisch hat sich das Zusammenspiel von Hostingpartner (Cit-komm), Softwareanbieter (MACH AG) und NKF-Team erwiesen. Erst vor dem Hintergrund eines drohenden Zusammenbruchs des Softwaresystems konnte zu einer konstruktiv-lösungsorientierten Kooperation gefunden werden.

Als problembehaftet zeigte sich auch die Gestaltung von Schnittstellen zwischen der MACH-Software und ergänzenden Programmen der kirchlichen Verwaltung. Dies ist sowohl auf die Vielzahl eingesetzter Vorverfahren als auch auf die Gestaltung der MACH-Schnittstelle selbst zurückzuführen. Bis heute ist es nicht gelungen, alle in diesem Bereich bestehenden Probleme zu beheben, was zu erhöhtem manuellem Buchungsaufwand oder zu Verzögerungen bei der Arbeit der Verwaltungen führt.

Ein Teil der wahrgenommenen Probleme mit der Software ist darauf zurückzuführen, dass versäumt wurde, den notwendigen Leistungsumfang der Software zu Projektbeginn festzulegen. Vielmehr wurde darauf vertraut, dass sich die Kompatibilität von Anforderungen und Möglichkeiten der Software im Rahmen des Softwaretest in ausgewählten verwaltungen erweisen würde. Dieser Ansatz hat sich nicht bewährt. In der Konsequenz musste die Standardsoftware an spezifische Anforderungen der EKiR angepasst werden, was mit entsprechenden Mehrkosten verbunden war. Offen muss an dieser Stelle allerdings bleiben, ob angesichts der heterogenen Verwaltungsstruktur der EKiR zu Projektbeginn eine umfassende Anforderungsaufnahme – ungeachtet der unbestrittenen Sinnhaftigkeit – ein leistbares Unterfangen gewesen wäre.

Ein Argument, auf die kaufmännische Buchführung umzustellen, lautete, dass diese weit verbreitet sei und es deshalb einfacher wäre, sowohl Ehrenamtliche in Presbyterien als auch Angestellte auf Kirchenkreis- und Landeskirchenebene zu finden, die mit der Systematik vertraut seien. Auch diese Erwartungen scheinen nicht eingetroffen zu sein. So wird die Verdreifachung der Einführungskosten auf der Ebene der Landeskirche damit begründet, „dass nie alle Stellen für das Projekt besetzt werden konnten, sondern teurere externe Berater beschäftigt werden mussten.“1)Schon im Antrag des Kirchenkreises Jülich an die Landessynode im Jahre 2010 hieß es z.B.: „Auch ist jetzt schon absehbar, dass sich geeignete Fachkräfte für das aufwendige Schulungsprogramm sowie die kaufmännische Buchführung angesichts des größer werdenden Konkurrenzdrucks der Kirche zu anderen Arbeitgebern immer weniger finden lässt. Die Landeskirche hat aktuell offenbar Schwierigkeiten, freie Stellen im NKF-Prozess neu zu besetzen. Hinzu kommen Überlegungen zu scheinbar notwendigen übertariflichen Zulagen, die nicht in das Gefüge kirchlicher Besoldung und Vergütung hinein passen.“ Denn es hat sich herausgestellt, „dass die vergleichsweise geringe Verbreitung der MACH-Software einhergeht mit einem sehr begrenzten Kreis an spezifisch qualifiziertem Beratungspersonal für diese Softwarelösung. Weder war die Rekrutierung von Projektmitarbeitenden in ausreichendem Umfang möglich noch der bedarfsgerechte Rückgriff auf externe Kräfte.“ (Abschlussbericht LS 2016) In vielen Presbyterien macht sich zudem Frustration breit, wenn die Haushaltsentwürfe wenig praktisch aufbereitet und somit schwieriger zu durchschauen sind. „Vieles wird – nicht nur aufgrund unterschiedlicher Begrifflichkeit – nicht verstanden.“ (Bericht des Superintendenten des Kirchenkreises Wesel im November 2015)

Auch darum macht die neue Systematik Presbyterien abhängiger von der Vorarbeit der mittlerweile zentralisierten Verwaltungen. Was wiederum die Frage aufwirft: Wer hält am Ende das Heft in der Hand? Sind die Presbyterinnen und Presbyter noch in der Lage, ihrer Verantwortung für den von ihnen zu beschließenden Haushaltsplan gerecht zu werden? So heißt es im Bericht des Superintendenten des Kirchenkreises Wesel vom November 2015: „Manche Presbyterien melden zurück, dass neben den üblichen Einführungsproblemen das Gefühl besteht, in der eigenen Planungs- und Handlungshoheit beschränkt zu werden. Konnten früher Ausgaben »mal eben so« beschlossen werden, sind die Hürden dafür bei NKF deutlich höher und komplizierter angelegt. Ist das vielleicht so gewollt? Was, wenn unsere ganz normalen Kirchengemeinden vor Ort – eine Pfarrstelle, eine Kirche, Pfarrhaus und Kita – auch nach Jahren die Wahrnehmung nicht verlieren, durch NKF eben nicht in das gelobte Land der Bilanzen, Vermögensübersichten, Steuerung von Finanzmitteln und Kapitalflussplanungen angelangt zu sein, sondern weiterhin die Enge eines Systems erleben, das sie eher bedrängt als befreit? Muss sich am Ende NKF eine neue Kirche suchen?“ Die zuletzt gestellte Frage kann man wohl getrost verneinen. Denn NKF macht sich die Kirche schon jetzt so, wie es die buchhalterische Systematik verlangt. Dagegen besteht die Gefahr, dass sich immer weniger Ehrenamtliche für kirchenleitende Positionen finden lassen werden, weil ihr Amt durch eine vorgegaukelte Professionalisierung eine erhebliche Abwertung erfahren hat.

Und da kommen wir zum eigentlichen Problem der NKF-Implementierung: „NKF ist nicht nur eine Software, sondern auch ein Steuerungsinstrument für die Leitungsorgane.“ Wobei zu befürchten ist, dass mit „Leitungsorgane“ eben nicht mehr die Presbyterien, sondern die Verwaltungen gemeint sind. Es geht um Controlling und um Erfolgsorientierung. „Ziele müssen »operational«, also messbar, definiert werden. Am Ende entscheidet also eine erbrachte oder verfehlte Leistung über den Wert eines Projektes. Beispiel: Eine Gemeinde setzt sich das Ziel, den Gottesdienstbesuch durchschnittlich um 20 Personen zu steigern. Am Ende sind es aber „nur“ zehn. War das Projekt nun erfolgreich oder nicht? Die Fixierung auf Zahlen birgt in der Tat die Gefahr in sich, ein nicht erreichtes Ziel selbst dann negativ abzuqualifizieren, wenn das Ergebnis im Grunde genommen positiv ist. Wir kennen das aus der Wirtschaft, wenn das anvisierte Wachstum geringer ausgefallen ist: dann fallen die Aktien, obwohl das Unternehmen doch besser dasteht als vorher. „Wir übernehmen ein kaufmännisches Denken, das auf unser Unternehmen Kirche, wenn man es denn so nennen will, nicht zutrifft.“ (Superintendent Burkhard Kamphausen, 2014)

Vergegenwärtigen wir uns noch einmal die Ziele, die mit Einführung des Neuen Kirchlichen Finanzmanagements erreicht werden sollten: Transparenz über die Finanzen, wirtschaftliche Effizienz, effektive Personalgewinnung, Kostenersparnis. Objektiv betrachtet muss man das Projekt NKF als komplett gescheitert werten, erst recht, wenn man die systemeigene Ziel- und Erfolgsorientierung als Maßstab nimmt. NKF hat sich damit selbst disqualifiziert! Bei diesem Ergebnis sei die Frage gestattet, ob sinnvolle Modifikationen im System, die theologisch verantwortbar und praktikabel sind, überhaupt noch möglich sind? Oder ob NKF nicht vielmehr in einer Weise gescheitert ist, dass man über das große Tabu, die Rückkehr zur (erweiterten) Kameralistik, nicht doch ernsthaft nachdenken sollte?

Auf jeden Fall sollten Presbyterien Skepsis walten lassen, wenn es darum geht, weitere zentralisierende und zentral gesteuerte Projekte umzusetzen. Denn das nächste steht schon vor der Türe: ein einheitliches IT-System unter dem gerade eingerichteten Web-Portal portal.ekir.de (Infos unter info.portal.ekir.de). Hoffen wir, dass es hier nicht zu einem ähnlich desaströsen Abschlussbericht kommt. Immerhin scheint man bei der Auswahl der Software gelernt zu haben. So setzt man auf Open Source Software, die in der Regel kostenlos zur Verfügung steht und bei Bedarf von einer Community weiterentwickelt wird. Verzögerungen gibt es aber dennoch: Der im Sommer angekündigte Start wurde auf nun November verschoben. Und wer sich der Prozedur der Registrierung aussetzt, bekommt Bemerkenswertes zu lesen. So heißt es in der automatischen Registrierungs-Benachrichtung:

Das sind die nächsten Schritte:
1.1 Prüfung Ihrer Daten
Die für Ihre kirchliche Stelle zuständige Vertrauensinstanz (im Verwaltungsamt Ihres Kirchenkreises oder im Landeskirchenamt) erhält Ihre Registrierungsdaten und wird anhand derer Ihre Identitätsdaten sorgfältig prüfen. Dies sollte in der Regel innerhalb der nächsten fünf Werktage geschehen. Sollten Sie den zuständigen Mitarbeitenden noch nicht persönlich bekannt sein, so werden Sie zeitnah von ihnen kontaktiert (siehe 1.2).

1.2 Legitimation / Video-Ident
Um die Angaben zu Ihrer Person zu prüfen, vereinbaren die Mitarbeitenden Ihrer Vertrauensinstanz mit Ihnen einen Termin. Bei diesem haben Sie die Wahl: Sie können sich in Absprache persönlich unter Vorlage Ihres gültigen Personalausweises vorstellen, den Weg des Video-Ident wählen oder in Absprache mit Ihrer Vertrauensinstanz eine anderen Möglichkeit wählen.
Durch die Nutzung von Video-Ident entfällt der Weg ins Verwaltungsamt. Die Prüfung Ihrer persönlichen Daten kann bequem innerhalb weniger Minuten vor Ihrem PC oder Notebook über einen aktuellen Webbrowser erfolgen. Dazu brauchen Sie einen Internetzugang und eine Webcam (Kamera, die u.a. Videobilder überträgt) sowie Ihren Personalausweis. Die Mitarbeitenden Ihrer Vertrauensinstanz werden Sie über den weiteren Ablauf persönlich informieren.

Na denn: Viel Spaß!


→ Abschlussbericht NKF LS 2016

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Anmerkungen   [ + ]

1. Schon im Antrag des Kirchenkreises Jülich an die Landessynode im Jahre 2010 hieß es z.B.: „Auch ist jetzt schon absehbar, dass sich geeignete Fachkräfte für das aufwendige Schulungsprogramm sowie die kaufmännische Buchführung angesichts des größer werdenden Konkurrenzdrucks der Kirche zu anderen Arbeitgebern immer weniger finden lässt. Die Landeskirche hat aktuell offenbar Schwierigkeiten, freie Stellen im NKF-Prozess neu zu besetzen. Hinzu kommen Überlegungen zu scheinbar notwendigen übertariflichen Zulagen, die nicht in das Gefüge kirchlicher Besoldung und Vergütung hinein passen.“

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