EKHN: Umstellung auf Doppik droht sich zu verzögern Auf der diesjährigen Kirchensynode der EKHN berichtet auch die Kirchenleitung von erheblichen Problemen mit der Software

Im Bericht der Kirchenleitung für die hessen-nassauische Kirchensynode, die vom 23. – 25. April in Frankfurt am Main tagt, werden erhebliche Verzögerungen bei der Einführung der Doppik eingeräumt: „Durch eine unzureichende Erkennung der wesentlichen Buchungsinformationen der vom Dokumentenmanagementsystem über eine Schnittstelle in das Buchhaltungsprogramm MACH zu übergebenden Belegdaten kam es zu erheblichen Bearbeitungsrückständen und Belegstaus in den Finanzabteilungen der Pilotkassengemeinschaften, weil die wesentlichen Beleginformationen nun manuell in MACH ’nach’erfasst werden mussten und Belege z.T. mehrfach im System vorhanden waren.“ Die daraus resultierenden Probleme bei den Pilotprojekten sind so gravierend, dass nun geprüft wird, ob die geplante Einführung bei anderen Kassengemeinschaften zum 1. Januar 2016 verschoben werden muss.

Bereits auf der Synode des Dekanats Wiesbaden sind die negativen Folgen für die betroffenen Kirchengemeinden zum Thema gemacht worden. Nun folgt die offizielle Bestätigung durch die Kirchenleitung. In einem Bericht der Evangelischen Sonntagszeitung vom 29. März heißt es dazu:

Mehr Transparenz und eine bessere Übersicht über tatsächlich entstandene Kosten soll die doppelte Buchführung, das Doppik-System, bringen. (…) In zwei Pilotregionen (…) wird es getestet. Dabei ist einiges schief gelaufen. Zum neuen System gehört das Scanverfahren. (…) Zum einen waren die Scanner nicht überall pünktlich zum Starttermin 1. Januar geliefert, zum anderen funktionierte die damit verbundene Software nicht richtig (…) „(…) die Softwareentwicklung war noch nicht so weit, wie wir das erwartet hatten“ (…). In den Regionalverwaltungen seien „unvollständige Belegfragmente“ angekommen. Ergo wurden die Rechnungen nicht bezahlt. Die Gemeinden, im guten Gefühl, die Rechnungen zum Bezahlen ordnungsgemäß auf den Weg gebracht zu haben, waren überrascht, als Mahnungen ankamen. Zum Teil haben sie die Rechnungen dann selbst überwiesen, was zu doppelten Bezahlungen führte. Denn auch in den Regionalverwaltungen wurden die Papiere (…) nach aufwendigem Nacharbeiten, um alle notwendigen Daten zusammenzubekommen, dann auch bezahlt. Die Regionalverwaltung (…) hatte im Vorfeld der Systemumstellung alle Lastschriftverfahren gekündigt. Das bedeutet, auch die Rechnungen von Strom-, Wasser- und Telefonanbietern wurden nicht mehr einfach abgebucht, sondern mussten überwiesen werden. „Zum Teil hatten die Gemeinden Angst, dass ihnen der Strom abgestellt wird.“ Bei einer Gemeinde sei sogar ein Inkassobüro erschienen, um das fehlende Geld einzutreiben. Auch Handwerker seien sehr ärgerlich gewesen, als ihre Rechnungen nicht bezahlt wurden. Das Scanverfahren ist nun fürs erste gestoppt, und in den Regionalverwaltungen helfen jeweils zwei Zeitarbeitskräfte, das Liegengebliebene aufzuarbeiten. Die angefallenen Mahngebühren zahlt die Gesamtkirche. (…)” – Zitat: wort-meldungen.de

Wie die Probleme gelöst werden sollen, kommt uns bekannt vor: durch Personalaufstockung und Nachjustierung der Software …

  • Kurzzeitige personelle Unterstützung bei der Buchführung in den beiden Pilotregionalverwaltungen, bis die anderen Aufgaben Haushaltsplanung und Jahresabschluss weitestgehend abgearbeitet werden konnten.
  • Vorübergehendes Aussetzen des Scanprozesses in der Gesamtkirche mit dem Ziel, den Scanvorgang und die dazugehörenden Bearbeitungsformulare so zu standardisieren, dass die Belegerkennung die Buchhaltung unterstützt.

Wie heißt es doch gleich auf der Website der MACH AG unter der Überschrift: „Segensreich. Moderne Buchhaltung in Kirchen“?

Ein verantwortungsvoller und transparenter Umgang mit Steuergeldern ist für Kirchenverwaltungen selbstverständlich – auch ohne gesetzliche Vorgaben. Entsprechend verfolgen die Kirchen mit der Umstellung ihrer Verwaltungssoftware gleich mehrere Ziele: Eine auf ihre spezifischen Belange angepasste Doppik schafft verbesserte Transparenz der kirchlichen Finanzen und Vermögensbestände. Integrierte Komponenten wie die Spenden- und die Darlehensverwaltung machen isolierte Nebenbücher überflüssig. Umfangreiche Berichtswerkzeuge unterstützen die Gremienarbeit. Modernisierungsprojekte im Personalwesen und in der Schriftgutverwaltung steigern die kircheninterne Effizienz.

Na denn …

→ Bericht der Kirchenleitung der EKHN (S. 25f) …

→ Bericht auf wort-meldungen.de …

→ Internetauftritt der MACH AG …

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